Vous êtes maire, Président d’intercommunalité ou DGS et vous-vous demandez comment faire pour que les commissions thématiques mobilisent un maximum d’élus ? Vous recherchez une manière de rendre plus intéressant et impliquant le suivi des projets structurants du mandat ? Vous êtes convaincus que les conseils municipaux à rallonge pourraient être beaucoup plus courts et efficaces, mais vous ne savez pas bien comment vous y prendre ?

L’ensemble de ces problématiques relèvent de la question de la gouvernance des collectivités et des pratiques de collaboration entre élus. Et, quelle que soit la taille de votre collectivité, dans ce contexte de début de mandat, la question de la gouvernance se pose avec acuité !

C’est en m’appuyant sur mon expérience de consultante chez Politeia, que je vais vous aider à relever ces challenges grâce à 5 bonnes pratiques à mettre en place rapidement pour rendre votre gouvernance vraiment engageante !

1. Élaborer un Pacte de Gouvernance

Depuis 2019, la loi Engagement et Proximité incite les intercommunalités à produire un Pacte de Gouvernance pour « permettre aux élus locaux de s’accorder sur le fonctionnement quotidien de leur établissement public de coopération intercommunale ». Au-delà de l’incitation législative, l’élaboration d’un Pacte de Gouvernance intercommunale permet au collectif d’élus de se questionner et d’imaginer la manière dont ils souhaitent collaborer et construire l’action intercommunale. Le pacte de gouvernance, est le document fondateur qui définit comment les élus vont travailler ensemble durant tout le mandat. Ainsi, ce travail permet de poser les bonnes questions dès le début du mandat, parmi ces questions, on se demandera notamment :

• A quel niveau chacun est-il prêt à s’engager ? 1) définir et suivre l’action stratégique de l’intercommunalité 2) porter des projets 3) s’investir sur un projet dans son champ de compétence 4) suivre de loin l’action intercommunale
• Quels sont les rôles et responsabilités de chacun ? élus municipaux, élus communautaires, services, direction générale, l’exécutif…
• Quelles sont les modalités de travail les plus pertinentes ? petits ou grands groupes, réunions récurrentes ou en fonction des besoins d’avancée, spécialisation des élus par thématique ou contribution large en fonction des envies de chacun
• Quels pouvoirs et quel rôle pour les instances politiques et techniques ? décisionnaires, stratégiques, de concertation, d’information…
• Quelles relations entre les différentes instances ? Les instances sont souvent interdépendantes, les orientations rendues par l’une ayant des impacts sur l’autre. Il s’agira de définir la position de chacune des instances dans le processus de décision.
• Pour chaque type de projet, quel est le processus de décision ? Quels sont les délais ? Qui dispose de la délégation de signature ?
• Comment s’assurer que chacun se sente écouter ?

L’objet de ces réflexions est de penser des instances et des pratiques au plus près des attentes des élus intercommunaux. Il y a donc potentiellement autant de mode de gouvernance qu’il y a de collectivités, à vous définir le vôtre, et nous sommes là pour vous y aider !

2. Affirmer des rôles et des responsabilités associées

La gouvernance des collectivités repose sur des dispositions réglementaires qui obligent à la nomination d’adjoint ou de vice-président. Un statut qui ne suffit pas à assurer un fonctionnement efficace et partagé de l’exécutif.

Ainsi, il est intéressant d’associer des responsabilités à chacun des différents statuts d’élus. Par exemple en rendant responsables les vice-présidents de l’animation des commissions thématiques et de l’avancée des projets. Cela peut induire de faire explicitement reposer sur les vice-présidents, l’animation des commissions thématiques ainsi que la préparation et la présentation de leurs dossiers devant le conseil communautaire. Dans un collectif d’élu important, on peut également imaginer la nomination de vice-Présidents coordinateurs qui portent la vision d’une thématique élargie et ainsi facilite la coordination de l’action intercommunale sur plusieurs politiques.

3. Assumer la séparation des instances stratégiques et des instances de suivi des affaires courantes

La vie des collectivités se structure autour de deux rythmes bien distincts, celui du déploiement du projet politique et celui de la gestion des affaires courantes. Si les élus sont dépositaires des décisions prises pour la collectivité, il y a peu de valeur ajoutée à ce qu’ils soient tous associés aux décisions relevant de la vie normale de l’institution.

Au contraire, devoir trancher des questions quotidiennes pour la plupart déjà réglées est dévalorisant et fait perdre peu à peu le sens de l’action. Ainsi, penser la gouvernance des instances explicitement chargées de la gestion de ces affaires courantes, par exemple le bureau exécutif, permet de repositionner les autres instances (commission thématique, groupe projet, conseil communautaire) sur des sujets stratégiques : orientation, élaboration et suivi des projets structurants.

4. Instaurer des modalités d’organisation en mode projet des élus

D’après nos sondages, 70% des élus souhaitent pouvoir s’engager sur des projets précis afin de contribuer concrètement à l’élaboration de l’action intercommunale. Alors que l’injonction est faite à l’administration de structurer le mode projet, le passage en mode projet des élus est pertinent et porteur de nombreuses vertus ! Mais qu’est-ce que le mode projet au juste ? Le travail en mode projet consiste à faire fonctionner une équipe de manière collaborative et transverse, en réunissant autour de la table les différentes parties prenantes au projet. Une équipe projet est donc composée spécifiquement en fonction des besoins du projet et ne se réunit que pour la durée du projet !

C’est de cette manière que vous pourrez à la fois responsabiliser les conseillers communautaires sur des projets précis qui les intéressent et améliorer et optimiser les temps de réunions qui auront lieu en fonction des besoins pour l’avancée des projets et sur un ordre du jour précis.

Vous souhaitez introduire la culture et le fonctionnement en mode projet dans votre collectivité mais vous ne savez pas par où commencer, sur quels outils vous appuyer, ni comment créer l’adhésion ? Contactez-nous ! Nous accompagnons de nombreuses collectivités sur ces sujets : Saint-Dizier Der et Blaize, Bassin de Pompey, Communauté de communes de la Côtière à Montluel, et bien d’autres.

5. Faire vivre votre nouvelle gouvernance dès le début de mandat

Les mauvaises habitudes ont vite fait de s’installer, et il est plus difficile ensuite de s’en débarrasser ! 6 mois après le début du mandat, il est encore temps d’adopter ces bonnes pratiques. Dès lors que vous aurez clarifié le rôle des instances, les responsabilités de chacun et que vous aurez posé vos pratiques de gouvernance, nous vous recommandons de passer à la pratique ! Le meilleur exercice pour cela : l’élaboration d’un projet de territoire ! C’est le plus pertinent car il permet de structurer et d’éprouver votre nouvelle gouvernance sur un objet concret, fédérateur et structurant.

J’espère que cet article sur la gouvernance vous aura été utile, et n’hésitez pas à nous contacter si vous avez la moindre question à ce sujet !