En permettant à de nombreuses organisations de maintenir une activité pendant le passage de la vague COVID, le numérique a démontré qu’il était un atout de résilience redoutable. Au-delà d’avoir permis aux individus de continuer à travailler à distance malgré la crise, il a garanti, via les outils de collaboration à distance, le maintien d’une forme de lien social indispensable aux équipes comme aux managers. En réalité, si personne n’est sorti indemne de la crise, il y a fort à parier que ceux qui s’étaient déjà pourvus d’outils collaboratifs en ont moins souffert. Pourtant, s’il ouvre un potentiel quasi infini en termes d’organisation du travail à distance, le numérique collaboratif présente également des écueils à éviter.

Un « filet numérique » à développer pour plus de résilience

Une chose est sûre : il y a un filet numérique à développer au sein des collectivités. L’intégration des outils de collaboration à distance ou de partage sécurisé des données reste largement inégale et, même dans les collectivités les plus avancées sur le sujet, ces évolutions relèvent plus d’expérimentations ponctuelles que d’une véritable stratégie globale.

Pourtant, chaque collectivité gagnerait à construire son propre filet de sécurité numérique. Il doit être tissé sur la base des spécificités de la collectivité, en prenant en compte sa taille, ses compétences, le niveau d’usage des équipes… De la simple mise en place d’un outil de chat ou de visioconférence partagé et approprié par l’ensemble des agents à l’installation de logiciels spécialisés dans la gestion de projet à distance (Trello, Monday …), l’animation de temps collectifs à distance (Klaxoon…), ou le partage et la collaboration de fichiers (Dropbox, one drive,…) chacun peut construire un filet à sa dimension et selon ses besoins. Au-delà de renouveler certaines pratiques de travail, ce filet permet de ne pas chavirer en cas de crise.

Construire le filet numérique : pas de recette miracle mais des étapes à respecter

L’intégration d’outils numériques collaboratifs se fait différemment en fonction des collectivités et il n’y a pas de recette miracle pour un passage réussi à une nouvelle organisation du travail. Pourtant, on observe que certains moyens de mise en œuvre facilitent largement son développement :

1. Missionner un pilote sur le sujet : qu’elle fasse partie de la DSI ou non, il est indispensable de nommer un chef de projet sur le sujet pour qu’il tienne et conduise la démarche de bout en bout, en partant des usages et de l’organisation avant de faire le choix des outils
2. Capitaliser sur les usages existants : il faut valoriser les pratiques numériques innovantes en formalisant celles qui sont bénéfiques à l’organisation et ne surtout pas imposer un outil choisi de façon arbitraire, un excellent moyen d’identifier les agents moteur sur le sujet
3. Co-construire avec l’utilisateur final de l’outil : il ne faut pas que le nouvel outil soit source de frustration ou d’incompréhension en nécessitant par exemple davantage de manipulations qu’avant ou en en étant peu ergonomique
4.  Assumer une phase d’expérimentation : il faut du temps pour que l’ensemble d’une collectivité s’approprie un nouvel outil, l’apprentissage par l’essai-erreur reste le meilleur moyen de construire un filet numérique solide, cohérent et approprié

Ce sujet peut également servir de levier pour passer d’une DSI centrée sur la maintenance et le suivi du parc informatique à une DSI stratège, véritable lieu d’innovation stratégique, numérique et organisationnel.

Le développement de la collaboration numérique : des écueils à éviter

Outil éprouvé de résilience, facteur de productivité améliorée et vecteur d’une image moderne pour la collectivité : le numérique apporte beaucoup mais il ne doit pas être pensé de manière isolée. C’est en complément d’une organisation solide, et d’un accompagnement au changement, que le numérique trouve son efficacité. Son intégration insuffisamment anticipée dans l’organisation comporte des risques.

1. Le manque d’appropriation par les équipes : un nouvel outil déployé sans vision stratégique et sans accompagnement sera peu utilisé par vos équipes et vos managers, ce qui comporte le risque de se retrouver avec un outil fantôme, rapidement perdu de vue
2. La fracture numérique : certains agents sont encore éloignés du fait informatique, le déploiement de ces outils nécessite un plan de formation adapté et la prise en compte des différents niveaux de maturité d’usage de vos équipes. Cela réduira également le risque d’inégalité et de décrochage entre les agents de votre collectivité.

Ainsi, nous sommes convaincus que la période vécue a constitué un véritable tremplin pour positionner le numérique au service de la résilience de votre collectivité. Il est urgent de capitaliser sur la période pour ne pas perdre les progrès rapidement réalisés par votre institution. La mise en place du télétravail est un excellent terrain d’expérimentation pour ces nouvelles pratiques.