Vous avez lu notre précédent article et ça y est, vous en êtes convaincu, vous lancer dans un projet d’administration est un formidable moyen de donner de nouvelles perspectives à vos équipes. Il va vous permettre de faire évoluer le cadre et les pratiques de travail, mais surtout de donner des ambitions fortes à la collectivité en tant qu’employeur et service public.

Attention cependant : le risque est grand que ce projet conduise plus à la formalisation d’un rapport qu’à la transformation de l’administration elle-même ! En effet, il est tentant de s’arrêter à la définition de la cible en espérant que les équipes y aient suffisamment adhéré pour s’emparer spontanément du projet et intégrer les évolutions nécessaires. Nos missions auprès de dizaines de collectivités nous l’ont prouvé, le changement ne se décrète pas  et l’élaboration d’un plan d’action ne suffit pas à impacter profondément et durablement une organisation. Ne vous découragez pas, en appliquant la bonne recette, votre projet d’administration peut avoir un impact que vous ne soupçonnez pas !

1. Evitez d’en faire « le projet de la DG » duquel les agents se sentiront éloignés  : créez une véritable communauté d’ambassadeurs pour porter   le projet avec vous !

Le positionnement de la direction générale est clé pour la réussite de la démarche. En jouant un rôle de cadrage , de mobilisation, de valorisation et d’arbitrage, vous posez un cadre d’action sécurisant et favorable à l’engagement de toute la collectivité. Il s’agit alors de trouver l’équilibre entre un cadre trop descendant ne laissant que peu d’espace de co-construction et une démarche trop ouverte de laquelle il sera difficile de faire émerger des actions réalistes. Alors, comment trouver votre place ?

• Assumez votre rôle stratégique en structurant la démarche d’élaboration du projet d’administration, en définissant vos axes prioritaires de travail et vos attentes vis-à-vis des agents.  Vous pouvez même donner un espace de contribution aux agents avant la définition de ces axes pour sentir le pouls de vos équipes !
• Mobilisez largement sans surmobiliser, par cercles successifs : faites appel aux agents volontaires pour porter la construction, l’animation et la mise en œuvre du projet d’administration. Pour mobiliser fortement sans surmobiliser les agents, organisez une mobilisation par cercles successifs. En permettant à chaque cercle de s’appuyer sur les contributions du cercle précédent, l’appropriation et la convergence des idées se fait naturellement.
• Valorisez et célébrez les réalisations de vos agents engagés, véritables clés de voute de la transformation de la collectivité
• Identifiez et construisez des relais d’information et de conviction au sein de la collectivité pour vous mettre en posture d’écoute et d’adaptation par rapport aux éléments remontés des agents, obtenir des feedbacks et alimenter la dynamique tout au long de la démarche.

2. Privilégiez le passage à l’action et osez l’expérimentation !

La forte mobilisation des agents tout au long de la démarche est un incontournable dans la démarche d’élaboration d’un projet d’administration. Cependant trop souvent, les agents sont mobilisés pour partager des idées d’action, des solutions concrètes qui nécessiteront un peu d’instruction avant d’être mises en œuvre. Et, souvent, la finalisation du plan d’action sonne la fin de la démarche, entrainant un naturel relâchement de la dynamique de mobilisation et laissant les projets à l’état de projet. Si vous en arrivez là, l’énergie à déployer pour passer à l’action risque d’être multipliée par 10. Alors, comment l’éviter ?

• Privilégiez toujours le passage à l’action lorsque vous mobilisez les agents. L’organisation de groupes de travail ciblés qui ont vocation à faire sortir un objet concret sont la clé de la réussite de votre projet d’administration. Par exemple, animer une série de groupe de travail sur la relation élus-services qui aboutissent à l’identification d’une action « Elaborer une charte de relation élus-services » est déceptif et dépourvu d’effet. En revanche, mobiliser un groupe d’agent sur la rédaction de la fameuse charte est le meilleur moyen de s’assurer que celle-ci se concrétise et soit appliquée par les services, car ils auront participé à la construire.
• Expérimentez certaines pistes d’action sans attendre : nouveaux rôles, nouvelles pratiques de collaboration, nouveaux outils… Expérimentez certaines solutions durant quelques jours, semaines ou mois pour en tirer de premiers retours d’expériences avant d’officialiser leur déploiement. Vous pouvez même expérimenter plusieurs solutions différentes au sein de plusieurs services différents. Ces expérimentations permettront de donner de premiers résultats concrets pour les équipes, d’ajuster rapidement les solutions testées et de renforcer le poids des transformations arbitrées.
• Acceptez que le projet d’administration ne soit pas qu’un plan rationnel : encouragez la réalisation de projets ou d’envies plus subjectifs ressentis par les agents, même s’ils ne vous semblent pas être les plus prioritaires, car ils permettront un passage à l’action rapide et l’obtention de premiers résultats enthousiasmants pour les équipes.
• Sortez du cadre habituel de travail dès le début de la démarche : n’attendez pas l’élaboration du plan d’action pour initier une réflexion sur de nouvelles pratiques de collaboration plus innovantes, conviviales et créatives… Dès le début de la démarche, montrez qu’il est possible de changer de cadre avec de nouveaux temps et espaces de convivialité, afin d’activer des leviers de motivation puissants qui donneront envie aux agents de participer et de croire au projet !

3. Donnez envie et donnez du temps pour créer une mise en mouvement à la hauteur de vos ambitions

Le projet d’administration est un projet d’ampleur qui doit parvenir à se concrétiser dans l’ensemble des services. Cela passe par une chose essentielle, la valorisation des actions mises en place et les moyens engagés pour y parvenir.

• Soyez fiers de ce que vous faites ! Innovez sur la communication en ayant recours à des supports et des outils différents, qui se démarquent de la communication institutionnelle habituelle. Un mur d’expression réel ou numérique, des expositions, des mini-vidéos, des articles dans la presse locale ! Laissez-vous également la possibilité de réfléchir à des temps de convivialité pour ponctuer le projet, voire à l’aménagement de nouveaux espaces dédiés… En bref, mobilisez tous les moyens à votre disposition pour que ce projet ait une identité forte et marque les esprits comme une démarche agréable et positive !
• Un projet qui avance et qui fonctionne est un projet qui demande des ressources ! La collectivité doit donner les moyens aux agents de s’emparer du sujet et d’y travailler, en prévoyant de rémunérer des heures supplémentaires pour les B et C et en priorisant le portage de ces actions pour les A. Ce budget temps est indispensable pour s’assurer de dépasser l’intention en sacralisant le passage à l’action.