Journées d’observation participante
Pourquoi nous y croyons ?
Nous sommes convaincus que la conduite de projets organisationnels, managériaux et RH doit – autant que possible – positionner les agents publics au cœur de la réflexion. La dimension participative est d’autant plus forte qu’elle est à double sens : les agents participent aux évolutions de l’organisation, ceux qui pensent l’organisation participent au quotidien des agents.
Pour cette raison, pour être au plus près de « ceux qui font », nous organisons des « journées d’observation participante » (abrégées JOP) qui nous permettent de partager le quotidien et comprendre le travail réel des agents.
Comment ça marche ?
1.
Prise d’information
Collecter et analyser tout document utile à la compréhension du service / de la direction et aller à l’essentiel en JOP.
2.
Échange avec le manager
Partager les enjeux du service et / ou de la direction et les éventuels besoins et points de vigilance à garder à l’esprit au cours de la journée pour en maximiser son apport.
3.
Visite du service / de la direction
Mieux comprendre l’environnement et le cadre de travail et en profiter pour saluer chaque agent.
4.
Echanges bienveillants avec les agents
Discuter individuellement ou collectivement avec eux sur leurs missions, leurs usages et pratiques, leurs éventuelles difficultés et les pistes de solutions envisageables selon eux.
5.
Participation aux missions
Contribuer concrètement aux activités de service public avec les agents, tant en back office qu’en front-office en relation avec les usagers.
6.
Débriefing avec le manager
Echanger « à chaud » sur les éléments saillants de la journée et présenter les suites de l’accompagnement pour repositionner la JOP dans la démarche.
Les résultats obtenus
Pour les agents : un temps d’échange et de participation privilégié dans un cadre familier propice à libérer la parole. C’est aussi l’occasion d’instaurer une relation de confiance et de proximité pour sortir des postures défensives sur les évolutions à mener.
Pour notre analyse : l’enrichissement du diagnostic à travers une observation qu’aucun document ni entretien ne transcrit réellement : organisation du temps, locaux et environnement de travail, répartition des missions, relations entre les équipes, usages des outils numériques…
Ça a marché pour
la ville de Meylan
L’évolution de l’organisation des services techniques de la Ville de Meylan a franchi une étape décisive lors de journées d’observations participantes. Elles nous ont permis de vivre la journée de travail avec les équipes, d’échanger en portant la souffleuse, de comprendre les irritants du quotidien et mesurer les conditions d’évolution en gagnant la confiance d’agents opérationnels qui craignaient une nouvelle organisation décidée par « des gens qui ne sont jamais venus réellement voir ce qu’on fait ».